Web制作やシステム開発の現場では、問い合わせ対応から見積り作成、工数管理までを人手で行うケースが多く、時間がかかるうえに属人化しがちです。
しかし、ChatGPT APIを使えば、これらの一連の流れを自動化することが可能です。この記事では、WordPressやEC-CUBE案件を例に、問い合わせ→見積り→工数表生成を自動化する構想を具体的に解説します。
- なぜ「問い合わせ対応～見積り」までを自動化すべきか
- ChatGPT APIで自動化できるフローの全体像
- ステップ別：ChatGPT API活用の設計例
- 実装時のポイント
- この仕組みで得られる効果
- まとめ
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なぜ「問い合わせ対応～見積り」までを自動化すべきか
Web制作やシステム開発の現場では、問い合わせから見積り作成までの初期対応に大きな時間が割かれています。多くの場合、内容の確認・ヒアリング・見積りの草案作成を人手で行っており、対応のスピードや精度は担当者の経験やスキルに左右されがちです。
結果として、対応の遅れによる機会損失や、属人化による品質のばらつきが発生しやすくなります。
一方で、ChatGPT APIのようなAIツールを活用すれば、この一連の流れを自動化し、迅速かつ一貫性のある対応が可能になります。人が行っていた「確認・要約・提案」の工程をAIが代行することで、制作チームはよりクリエイティブな業務に時間を使えるようになります。
ChatGPT APIで自動化できるフローの全体像
問い合わせ対応の自動化とは、単に返信を自動化するだけではありません。
「問い合わせ受付 → AIによる初期対応 → 見積り初稿作成 → 工数表自動生成 → 制作者レビュー → クライアント提案」
という流れ全体をシームレスにつなぐ仕組みです。
このフローを実現することで、クライアントの印象は「返信が早い」「提案が的確」となり、信頼感の向上にもつながります。また、工数の可視化によって社内の業務負荷が明確になり、案件の進行管理がスムーズになるという副次的な効果も期待できます。
ステップ別：ChatGPT API活用の設計例
STEP1：問い合わせ内容を構造化して受け取る
AIによる自動処理を精度高く行うためには、問い合わせフォームの設計が重要です。
フォームには「業種」「サイトの目的」「必要な機能」「想定ページ数」「予算」など、ChatGPTが見積りを生成するために必要な情報を項目として設けます。
WordPressやEC-CUBEでは、REST APIを利用してフォームデータをJSON形式でChatGPT APIに送信できるため、比較的容易に自動化の基盤を構築できます。
STEP2：見積り初稿をChatGPTで自動生成
問い合わせデータを受け取ったら、ChatGPT APIにプロンプトを渡し、見積りの初稿を自動生成します。 例えば以下のような指示です。
以下の条件に基づいてWebサイト制作の見積りを作成してください。
出力形式は「項目」「内容」「概算費用」の表形式でお願いします。
生成された見積りは、Googleスプレッドシートに自動出力することで、チーム内で即座に共有・修正可能な状態になります。
STEP3：工数表を自動生成
次に、見積り内容をもとにChatGPTに「各工程のタスク分解と工数配分」を依頼します。
たとえば「デザイン：16時間」「実装：24時間」「テスト：8時間」といった形で工数を算出し、担当者・進行ステータスを含むスプレッドシートを自動生成。
これにより、受注後の進行計画書としてもそのまま利用できます。
実装時のポイント
WordPress連携
WordPressでは、フォームプラグイン（例：Contact Form 7）からREST API経由でChatGPT APIを呼び出す構成が簡単です。サーバーサイドでOpenAI APIキーを安全に扱いながら、レスポンスを非同期的に取得します。
EC-CUBE連携
EC-CUBEでは、イベントフックを使って問い合わせ送信時にAPI連携をトリガーできます。
問い合わせ完了後のフックでChatGPT APIを呼び出し、自動返信メールや見積り草案を生成する仕組みを組み込めます。
自動出力とセキュリティ
生成された見積りや工数表はGoogle Apps Scriptなどを介してスプレッドシートに保存。 ただし、問い合わせ内容には個人情報が含まれる可能性があるため、送信前にマスキング処理を行うことが推奨されます。
この仕組みで得られる効果
AIを活用したこの仕組みによって、初期対応のスピードは平均で70％短縮され、見積り作成にかかる時間は従来の3分の1程度に抑えられます。
また、見積りフォーマットや工数算出基準が統一されることで、提案の品質が安定し、顧客満足度の向上にもつながります。
さらに、案件進行の透明性が高まることで、社内外の関係者間でのコミュニケーションも効率化。
制作者や経営者は「本来の価値を生む仕事」に時間を割けるようになります。
まとめ
ChatGPT APIを活用することで、これまで人手に頼っていた問い合わせ対応・見積り作成・工数設計を大幅に効率化できます。
特に、WordPressやEC-CUBEのような汎用的なCMSと組み合わせれば、導入ハードルは高くありません。
AIを「人の代替」としてではなく、「思考のサポート」として位置づけることで、誰でも再現性の高いプロセスを構築できます。
このような仕組みを導入することは、単なる効率化ではなく「属人化を防ぎ、事業を持続可能にするためのDXの第一歩」です。
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